中煤陕西榆林能源化工有限公司
CHINA COAL SHAANXI YULIN ENERGY & CHEMI CAL CO., LTD.
煤化工项目管理体系文件
密级：□项密一级 □项密二级 □项密三级
文件编号：CCSC-P03-02
文件与记录控制程序
1 审 核 评 审 参编： 审定 批 准 2011年 6月 日 批准日期 版次 编 制 编制部门：质量管理部 发表范围：各职能部门/各项目组 CCSC-P03-02 文件与记录控制程序
文 件 会 签 表
序号 职能部门 签 署 日 期 2011年 月 日 2011年 月 日 2011年 月 日 2011年 月 日 2011年 月 日 2011年 月 日 2011年 月 日 2011年 月 日 2011年 月 日 2011年 月 日 2011年 月 日 1 项目管理部 2 商务管理部 3 技术管理部 4 采购管理部 5 施工管理部 6 质量管理部 7 HSE部 8 机械动力部 9 生产准备部 10 项目财务部 11 项目综合部 说明：
(1) 本管理体系文件知识产权属中煤陕西能源化工有限公司所有，未经授权许可或批准，
不得对公司以外任何组织或个人提供；任何外部组织或个人擅自获取、使用、转让本管理体系文件的行为均属侵权。
(2) 本管理体系文件执行解释权在质量管理部。
CCSC-P03-02 文件与记录控制程序
目 录
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目的 .................................................... 1 适用范围 ................................................ 1 定义 .................................................... 1 文件控制管理体系文件 .................................... 1 文件修订与更新 .......................................... 3 文件保存与处置 .......................................... 3 文件效力 ................................................ 4 文件密级设置原则 ........................................ 4 文件与记录编号 .......................................... 4 记录要求 ................................................ 5 相关文件 ................................................ 5 附表 .................................................... 5
CCSC-P03-02 文件与记录控制程序
1 目的
为确定中煤陕西榆林能源化工有限公司煤化工项目（以下简称中煤陕西公司煤化工项目）文件、记录控制的基本准则，以对其适宜性、充分性及相应的审批、发表范围、更新、编号、效力标识、保存、废止和外来文件的接收、转发等事项进行管理，使其始终处于有效的受控状态，特制定本管理体系文件。 2 适用范围
本管理体系文件适用于中煤陕西公司煤化工项目工程建设项目管理过程中发生/接收文件、记录的控制。其中包括：
2.1 项目管理体系策划形成的管理体系文件； 2.2 工程建设项目管理发生的执行(作业)文件与记录 2.3 接收的职能部门及集团公司的文件；
2.4 适用的法律、法规、部令及国家、行业标准规范； 2.5 与项目部合作、协作的外部组织有关的文件与记录。 3 定义
部门：项目组织机构设置的明确赋予了工作职责的职能部门(包括执行特定任务的项目组)。
4 文件控制管理体系文件 4.1 内部文件编制、审批、发表 4.1.1 管理体系文件
管理体系文件由各职能部门根据项目部定义、分解的管理工作及职责编制，文件编制格式及要求见《管理体系文件编制规定》（CCSC-P03-01）。
管理体系文件编制应充分表达策划的工作方法、资源需求、职责权限及必须的记录要求，形成的初稿经主编部门签署（编制、审核）后，提交质量管理部会签（包括电子介质）。若质量管理部评审认为文件需要予以完善、优化时，则提出反馈意见；若涉及其他部门的内容不适用或有矛盾时，应要求编制部门将初稿提交相关部门进一步评议，评议意见由评议部门或质量管理部反馈主编部门修改；若主编与评议部门意见不能协调一致时，由质量管理部或提请项目主任组鉴别确定。确认文件初稿适用时，经质量管理部评审并报项目主任组领导批准（项目财务部、项目综合部文件由项目主任组主任批准）执行。
批准执行的管理体系文件由主编部门根据密级设置及工作涉及面在“文件传送单”（P03-02-B1）确定发表范围，由质量管理部负责分发，并长期保存原件及经接收部门签收的“文件传送单”；（管理体系文件若对外部组织发表时，须经主管领导批准）。管理体系文件纸介质每个部门/项目组发放一份，电子介质由质量管理部统一在内部信息平台局域网上发表（发表范围与纸介质一致），其登录、置换、撤消操
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作权限设置在质量管理部，所有管理体系文件中设计的电子介质应用格式范本则另设相应的数据库保存，以方便各作业面下载使用。 4.1.2 执行文件
执行文件应按管理体系文件中设计的格式与要求编制（属于保密文件的，应根据保密特性设置密级标识），向本部门/项目组外发出的文件必须由部门/项目组负责人或授权人批准或签发；当部门/项目组认为其权限、能力不足以最终决定文件内容时，或由部门起草但以中煤陕西榆林能源化工有限公司名义对外发表的文件，必须经部门负责人审核并经主管领导批准或签发。
当执行文件内容涉及需其它部门/项目组确认、支持事项时，文件发生部门/项目组应以“文件会签/审批单”（P03-02-B2）方式，将文稿提交有关职能部门/项目组评审，并按适宜的或形成一致的意见修改后送主管领导审批（如有规定）。
执行文件发放范围（要考虑密级因素）的确定及签收采用“文件传送单”形式，对外发出的重要文件（如：商务、财务或涉及法律事项等）应要求对方签收回执。
执行文件原件、“文件会签/审批单”及形成签收记录的“文件传送单”在文件发出部门/项目组保存。
执行文件电子介质由发表部门/项目组负责在事先设置的信息平台局域网部门数据库上登录, 并根据密级设置发表界面及阅览权限。 4.2 外部文件管理 4.2.1 外部组织文件
外部组织文件发送到项目部时，由综合办公室机要人员统一接收/转发。收件部门应对收到文件的效力进行识别，当文件涉及相关部门时，收件部门应及时再转发；当文件内容涉及商务、核心技术、财务及外事等重大事项时，收件部门应及时转呈主管领导，若此类文件需再转发其他外部组织时，需经主管领导批准。
外部组织文件电子介质由最初接收部门负责在项目信息平台局域网数据库上登录,并向有关部门发表，其登录、置换、撤消权限设置在文件登录部门。 4.2.2 及集团公司文件
部门及集团公司的文件接收及转发控制方式同4.2.1条要求。 4.3 法律法规及标准 4.3.1 信息收集
法律法规及国家/行业标准规范及更新状况信息由各部门负责根据工作需要收集并向有关界面发表（包括电子介质），情报可通过各类学会、协会或媒体（网络查询、下载）渠道获得。 4.3.2 购买
各部门/项目组对法律法规或标准规范（包括电子介质）如有购买需求时，应由
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部门/项目组负责人签署注明购买资料名称、编号、份数的“资料购买申请单”（P03-02-B3），经主管领导批准后提交质量管理部统一购买与发放。 4.3.3 发放登记
标准规范发放时，质量管理部负责以“标准规范发放登记”（P03-02-B4）方式在计算机中保持记录；当法律法规、标准规范更新或废止时，质量管理部应根据其记录通知使用部门/项目组。 5 文件修订与更新 5.1 管理体系文件
5.1.1 当管理体系文件因国家法律法规修改、内部机构调整、职责权限变更、工作管理体系文件需优化、完善等改进要求时，文件编制部门应对文件的适宜性、充分性进行评审，并开展修订工作。
5.1.2 修订更新的管理体系文件发表过程同4.1.1条。质量管理部发放新修订更新的管理体系文件时，应根据原文件发放范围记录，在收件部门/项目组保存的旧版文件封面标注“废止”标识。电子介质文本由质量管理部在项目信息平台局域网上置换并公告。 5.2 执行文件
5.2.1 执行文件的修订更新通常只涉及“计划”、“报表”类文件，修订更新应由原发生部门/项目组负责，批准、发放过程及范围应与前版一致。
5.2.2 修订更新的执行文件发表后，旧版文件由发件/收件部门、项目组根据其价值决定保存或弃毁。 5.3 文件更新标识
修订更新的文件编号与原文件一致时，其版号相应递增，以确保使用处对文件的更新和现行修订状态得到识别。 6 文件保存与处置 6.1 项目管理体系文件
管理体系文件原件保存在质量管理部，当文件更新后，旧版原件标以 “作废”标识，保存二年后弃毁，各部门/项目组配发的文件旧版可适时弃毁。 6.2 执行文件
各部门/项目组应对发生/接收的文件进行分类，并动态登录相应的“文件目录清单”（P03-02-B5），以便于查询检索。文件归档由文件发生部门/项目组执行档案管理要求，办理归档手续；不须归档的文件由各职能部门/项目组视文件价值适时弃毁，保密文件由各职能部门/项目组负责人统一送保密主管部门封存、处置。 6.3 外部组织及集团公司文件
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外部组织及集团公司的文件保存处置同6.2节，归档由文件接收的主管部门负责。 6.4 法律法规/标准规范
当保存、使用法律法规、标准规范的部门在获得作废或更新信息时，应在废止的法律法规、标准规范封面标以“作废”标识，电子介质则由质量管理部在信息平台局域网数据库上置换并公告。 6.5 特别说明
各部门在编制管理体系文件时，除应对过程发生的文件、记录的控制方法、力度、权限明确具体要求外，还应对其保存与处置方式做出规定。 7 文件效力
管理体系文件及执行文件一经批准发表后，即赋予了执行效力，形成对具体工作制约、指导、支持的准则和依据，项目部全员均应理解并贯彻执行或应用。
在文件执行期间，其解释权在编制发表的部门。若执行部门对条文内容释义产生严重分歧时，则由主管领导负责协调；确因文件内容不适用或不充分时，执行“5 文件修订与更新”要求。 8 文件密级设置原则
任何有保密要求的文件应设置相应的密级标识，并采取有效的保密措施，以确保其在确定发送范围、流转、回收等事项的控制与文件的保密程度相适应。文件密级设置应遵守以下基本原则确定：
项密一级：文件内容仅限于决策层、部门执行层及与其本人工作有直接关系的特定人员阅览；
项密二级：文件内容仅限于决策层、与其部门工作有直接关系的特定执行层人员阅览；
项密三级：文件内容仅限于决策层及其指定的核心技术/商务/财务/人力资源部门人员阅览。
注：预期工作过程或工作结果所发生的执行文件若有保密要求时，职能部门应事先在编制管理体系文件时，对密级设置及流转范围作出定义；必要时，还应确定保密时限或解密方法及批准权限。 9 文件与记录编号 9.1 管理体系文件编号
各职能部门编制的管理体系文件，其编号统一执行《管理体系文件编制规定》（CCSC-P03-01）要求。 9.2 执行文件及记录编号
所有工作执行过程发生的文件/记录，其编号统一执行《项目协调程序》（CCSC-P01-14）的要求。
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10 记录要求
10.1 文件、记录保存方式
执行文件/记录发放、转发、接收部门/项目组应在“文件目录清单”上保持登记，“文件目录清单”应与覆盖的文件/记录形成分类卷宗系统。 10.2 文件、记录保存时限
因文件流转发生的“文件传送单”、“文件会签/审批单”在各部门保存二年；“资料请购单” 可作为资料采购批准的凭证，在办理财务报销手续时提交财务部。 10.3 文件、记录编号
“文件传送单”、“文件会签/审批单”、“文件目录清单”按本文件9.2节要求编号，“资料购买申请单”、“标准规范发放登记”不要求编号。 11 相关文件
《管理体系文件编制规定》（CCSC-P03-01）； 《项目组织机构及职责》（CCSC-P01-01）。 12 附表
P03-02-B1 文件传送单； P03-02-B2 文件会签/审批单； P03-02-B3 资料购买申请单； P03-02-B4 标准规范发放登记； P03-02-B5 文件目录清单。
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P03-02-B1
文件传送单
编号: CCSC–P03-XXXX 文件名称 文件编号 签 发 岗 位 签 署 日 期 对公司本部部门发送范围 部门 签 收 日 期 部门 签 收 日 期 部门负责人 公司主管领导 文件发生/转发部门 对建设项目管理组织发送范围 部门/项目组 签 收 日 期 对外发送范围 序号 收件单位及部门名称 签 收 日 期 部门/项目组 签 收 日 期 说明事项: 联系人: 电话: 传真: Email:
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P03-02-B2
文件会签/审批单
文件名称 文件编号 紧迫程度 会签部门 加急 紧急 急 文件送达 编 号 签发部门 CCSC–P03-XXX 签发人 签发日期 年 月 日 月 日 时
月 日 时 要求返回 评审意见： 签署： 年 月 日 会签部门 文件送达 月 日 时 要求返回 月 日 时 评审意见： 签署： 年 月 日 会签部门 文件送达 月 日 时 要求返回 月 日 时 评审意见： 签署： 年 月 日 会签部门 文件送达 月 日 时 要求返回 月 日 时 评审意见： 签署： 年 月 日 项目领导 文件送达 月 日 时 要求返回 月 日 时 审批意见： 签署： 年 月 日 紧迫程度定义：加急（1天）、紧急（2天）、急（3天）；选项采用符号“”表示。
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P03-02-B3
资料购买申请单
序号 购买用途或理由： 申请部门负责人： 年 月 日 质量管理部意见： 部门负责人： 年 月 日 审批意见： 公司主管领导： 年 月 日 资料或标准规范名称 标 准 号 份数 使用部门/专业
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P03-02-B4
标准规范发放登记
序号
标准规范名称 标准号 发放时间 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 份数 接收部门 领取人 当前效力 中煤陕西榆林能源化工有限公司
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P03-02-B5
文件目录清单
编号 CCSC–P03-XXX 序号 文 件 编 号 保存部门 文 件 名 称 版号 文件状态 登录日期
