档寨信息资濠的开发与服务 中国电子科技集团公司第３６所盛年红 上世纪八十年代，以信息技术、新材料技术、空 深入地分析、研究档案信息资源的开发和利用。 间技术为主的第三次，推动着世界经济向信息 我国大多数学者是从２０世纪８０年代中后期才 化方向发展。作为既古老又传统的产业——档案 开始关注和研究档案信息资源问题的。目前，国内 管理行业，自然也不可避免地融入到信息发展的浪 档案信息的采集面相对较窄，采集范围主要以国内 潮中来。如何借助高科技的力量，更加全面、快速、 为主，涉及国际档案行业的信息并不多，与国际档案 准确地为用户服务，是档案管理迫切需要解决的问 组织机构的合作力度也相对较小，未能充分利用现 题。解决的办法就是要加强档案信息资源体系的建 有的档案信息资源；国内档案信息的采集方式缺乏 设，加强档案信息资源的管理。 规范化和标准化，采集形式种类繁多，导致实用性、 档案学是信息资源管理类学科中历史最为悠久 统一性和固定性较差。其次，我国档案信息资源的 的学科之一。当代信息资源管理是在经济和科学技 开发起步相对较晚，开发不全面，种类也少。开发过 术高度发展的条件下，对文献、知识、信息管理的延 程中由于缺乏对档案的针对性、实用性、独特性进行 伸和拓展，是文献、知识、信息管理从古到今不断演 分类，因此建成的档案信息资源库的利用率也不 变和发展的产物。追溯信息管理历史的发展，可以 高。近年来，我国建成的档案信息资源库大多数以 将其划分为三个阶段：传统管理阶段、信息管理阶段 文献型数据库为主，事实型数据库少；自用型数据库 和信息资源管理阶段，这三个阶段各自具有不同的 多，公用共享型数据库少；目录数据库多，全文数据 管理内容和方法。传统管理阶段是以信息源管理为 库少。这种状况与用户对档案信息资源的需求相差 核心，其中以图书馆为代表，同时也包括档案管理和 甚远。 其他文献资料的管理；信息管理阶段是以信息流的 我国的国有资产管理导致了档案信息资源 控制为核心，以计算机为工具，以自动化信息处理和 服务机构多为单位所独有，虽然便于管理，但其缺点 信息系统建造为主要工作内容；信息资源管理阶段 也显而易见。首先，各单位之间的横向联系被阻塞， 则着重从多种角度对人类社会信息过程及相关要素 造成信息资源被分割。其次，各单位除了经费来源 实行综合集成式管理，解决信息资源的优化配置。 有限外，更容易造成档案信息资源重复建设。第三， 一、档案信息资源管理的现状 资源的开发与利用均从本单位实际利益出发，只片 信息资源是科研院所、企事业单位在生产及管 面地追求短期效益，不去研究社会需求。另外，由于 理过程中所涉及到的一切文件、资料、图表和数据等 国家管理机制尚未健全，条块分割，权力分散，使档 信息的总称。国外专家施特莱特曼曾提出了“信息 案信息资源的建设与开发、利用缺少统一规划。正 管理是对信息资源及相关信息过程进行规划、组织 是由于缺乏统一协调和管理，加之人力、物力、财力 和控制”的理论，认为信息资源包括了信息内容、信 等因素的影响，使档案信息资源的建设与开发利用 息系统和信息基础结构三部分，信息过程则包括信 目前尚处于较低层次，与国外相比还有较大差距。 息产品的生产过程和信息服务的提供过程。正是由 这种局面造成了国内建成的档案信息资源库重复现 于信息资源管理理论的提出，才使人们超越了传统 象严重，既缺乏系统性，又缺乏实用性，极大地降低 的档案学范畴，从更广泛的角度去认识档案信息资 了档案信息资源的利用率。 源，思考档案信息资源的价值和管理，进而更全面、 二、对档案信息资源管理的若干建议 ５８ 侣 囊 建 档案人员的创新意识、创新精神、创新能力是改 采集渠道进行合理规范，提高档案信息的准确性、权 变档案工作局面的关键所在。因此，应培养一支具 威性，促使档案信息的采集方式标准化与规范化。 有较高素质的现代化档案管理专业人才队伍，档案 二是实现档案信息技术实施的标准化与规范化。通 事业才能蒸蒸日上。为营造一个良好的档案信息资 过组织有关专家对信息的存储、传输、共享及网络建 源开发、利用环境，可以通过大力加强对档案资源信 设等关键技术进行研究，结合实际需要，建立档案信 息知识的宣传和引导，敦促档案从业人员在不断增 息体系关键技术的标准与规范，以保证档案信息资 强档案信息意识的同时，主动、充分地挖掘档案信息 源的共享共用，实现各类档案信息处理平台和网站 资源，并在探索中积极创造需求。值得一提的是，档 的互通互联。三是注重大型档案应用软件开发的标 案信息资源不仅包括各类档案统计数据，更重要的 是还包括了档案法规、档案科学技术等所有反 映档案领域运动轨迹的情况。因此，必须按这种对 档案信息的认识来推动实现档案信息化，努力改变 原有的工作方法和手段。其中，工作方式要由传统 的纸质方式向以计算机互联网络传输为主的现代化 方式转变；信息服务要由单纯提供条目信息向全方 位信息服务转变；信息资源建设要由注重搞基础建 设，向信息资源全方位开发和加强信息体系队伍建 设转变。 在信息时代，信息资源是社会发展的重要战略 资源。档案信息资源是信息技术在档案行业中应用 的基础，因此应围绕档案信息需求，广开思路，加强 对档案信息资源开发与利用的统一规划、指导，逐步 建立和完善各类档案信息资源数据库。定期采集档 案库的信息资源，建立档案基础数据库，逐步形成档 案信息采集系统，开发相关的信息处理和服务应用 软件，形成相对稳定的信息采集和分析系统。各类 档案数据库在纵向、横向之间，应做到联网运行、资 源共享。在做好常规整理、分析的基础上，加强对档 案信息的定期信息分析和汇总；加强对档案信息数 据库的管理，增强数据的共享性，避免虚假信息、失 真信息、陈旧信息进入档案信息数据库系统。目前 我国档案信息资源分散于不同的管理部门，不仅给 使用者获取和利用信息带来不便，也难以满足信息 化社会的要求。因此，要加快档案信息标准的制定 和实施进程，推进档案信息资源的共建共享。一是 实现档案信息采集方式的标准化与规范化。在正确 把握各种用户信息需求的基础上，对现有档案信息 资源进行分类整合，对档案信息体系内部各种信息 准化与规范化，避免在相同、相近的软件开发上浪费 人力、物力、财力。四是建立档案相关信息的大型专 业化网站，充分发挥网站的信息发布、查询功能。适 时逐步开展网络化档案信息的自动采集和分类判别 技术的研究，开发专业的档案信息搜索引擎，建立档 案数字化信息的采集、加工、整理、统计、检索及发布 等多功能的多媒体服务系统平台，并将具有推理功 能的知识库与多媒体数据库相结合，形成智能多媒 体数据库，利用智能多媒体技术面向社会，与需求人 员形成交互式的档案科技和档案成果的远程多媒体 信息服务系统，从而实现网上技术服务、网上查询办 理等多项功能。 综上所述，在大胆改革传统的档案管理模式，开 发利用档案信息资源的同时，还应不失时机地把档 案工作延伸到社会各层次、各领域，逐渐形成社会与 档案事业协调发展的良性互动，使档案事业成为社 会进步不可或缺的助力，得到社会的支持。二十一 世纪是经济全球化的世纪，国际分工已得到空前发 展，区域集团化和全球一体化都已成为世界发展的 主流。目前，中国档案行业正进入一个新的发展阶 段，面临一个新的国际环境。新的阶段、新的环境势 必把我国的档案行业推向一个新的发展局面。因 此，档案信息资源管理工作必须按照市场经济发展 的内在要求，围绕信息需求，从档案信息体系、信息 资源、信息网络、信息服务等各方面出发，全面推动 档案信息技术在整个档案领域的渗透和应用，促进 档案现代化的早日实现。 （责任编辑 周宇） ５９
