高校档案信息资源共享现状和实现途径探析

高校档案6勺社会价值和经济效益.论文阐述了高校档案信息资源共享的必要性，从管理、思想、资源和技术四个层面分析了 其所面临的困境，并给出了高校档案信息资源共享的实现路径与策略.关键词：高校档案；信息资源；共享；现状中图分类号：G270. 7

文献标识码：A 文章编号：1673-2219 （2019） 01-0142-02一步加强校际间的优势互补、取长补短，形成你追我赶的良 性竞争局面。不仅帮助劣势高校能在短时间内以较低的成本

-高校档案信息资源共享的必要性所谓高校档案信息资源共享，是高校通过校内、校际或

组织间的统筹协调规划，将馆藏的档案资源和网络信息技 提升办学水平，也能促使优质高校更加专注于改革创新。因

术相结合，达到档案信息资源的共同建设、共同使用，共同 受益的目标，从而最大限度地满足社会及公众对档案信息资 源的需求。111此，高校档案信息资源共享是高校实现合作共贏，全面提升

我国高等教育整体水平的必然要求。（一） 高校档案信息资源共享是信息时代发展必然趋势

信息技术的发展成就了共享经济时代的诞生。早在 <<全二高咬档案信息资源共享的现状近年来，随着高校数字化校园建设和智能化信息系统的

应用，高校档案信息资源建设也逐步展开。上海交通大学建 成了全国高校第一个数字档案馆，浙江大学、同济大学等也

国档案事业发展“十二五”规划》中，国家档案局就提出了

“实施开放档案信息资源共享服务工程项目，打造一站式档

案信息资源共享和服务平台，为社会提供全方位的档案信息 服务”叫高校档案信息资源共享则以创新思想引领新时期

陆续启动，并在档案信息资源的建设、管理和服务等方面进

行大胆实践。a但是，纵观全国高校的整体情况，高校档案

高校档案管理，以统筹协调推动档案信息资源各环节的平衡

发展，以绿色发展构建资源节约型、环境友好型的可持续档

信息资源的建设和共享相对于当今社会的信息化程度仍有 极大的差距。案事业，以开放心态激发校内外之间的通力合作，以信息共 （一） 从管理层面看，共享机制不全，统筹协调不够目前高校档案信息资源共享需求和呼声较高，但管理层

面的机制和角色缺失，导致困难重重。一方面，高校档案信

享实现高校档案事业造福社会、服务人民的最终目标。可以 说，高校档案推行“信息资源共享”的发展思路与“五大发 展理念”高度吻合。因此，高校档案信息资源共享是顺应了

息资源共享缺乏一套完善的管理机制，包括共享合作协议、

机构职责分工、人员配备考核、软硬件设施投入、共享安全

信息时代的发展趋势，是与国家改革发展的战略思想相统一 的。制度等，从制度上保障档案信息资源共享的实施和实现。另

（二） 高校档案信息资源共享是社会公众需求必然选择 当前，法律赋予公民更多的知情权和监督权，利用档案一方面，高校档案信息资源共享缺少领导角色。对于高校内

部来说，档案管理部门地位不高，不具备强有力的号召力和 影响力，难以获得校内所有部门的全力支持和参与；对于校 际之间，各高校缺乏强有力的牵头者，整体工作的规划和推

进无人统筹，协调不力。获取信息也是公民的基本法律权利。高校档案涉及内容众 多，包括教育、教学、科研、党建、行政管理等。信息技术

的发展为高校档案信息资源共享的实现提供了条件，使公众

可以随时随地在权限范围内随意查询所需档案信息，为自己

（二） 从思想层面看，档案观念不强，创新动力不足 从高校领导层面来讲，由于高校档案经常扮演着幕后角的日常学习、生活、工作服务。因此，高校档案信息资源共 享是高校档案满足公众需求，实现档案自身价值必然选择。色，其重要性常常被领导者所忽视，在高校众多部门中处于

（三） 高校档案信息资源共享是高等教育发展必然要求 高校档案拥有丰富的信息资源，特别是教学和科研成果，具有不菲的价值；不同高校因性质或办学特点不同，其

档案资源也独具特色。这些档案信息资源的开放共享，能进边缘化的从属地位。高校管理层的档案观念和意识不强，对 档案的价值重视不足，因此经费、场地、人员的投入有限，

导致许多高校档案工作开展举步维艰，能维持本校内正常的 运作已是难能可贵的，根本谈不上发展和创新。从高校档案

工作人员层面来看，由于档案工作单一枯燥、机械繁琐，高

校档案工作队伍的自我效能感低，普遍重传统经验，愿维持

收稿日期：2017-10-04作者简介：陈清钦（1982-）,女，福建漳州人，集美

现状，对档案信息资源的建设和共享心存疑虑，缺乏信心，

因此内在的改革创新动力不足。大学诚毅学院馆员，研究方向为高校档案管理。142（三） 从资源层面看，可用资源不多，资源规范不一高校拥有丰富详实的档案材料，但这些档案多以纸质档 案为主，档案的数字化比例低，个别高校启动并积累了一些

数字化档案资源，但是可用价值并不高；此外数字化工作因

为人员、技术以及工作量等原因推进缓慢。这些都严重阻碍

了高校档案信息资源建设，导致档案信息共享面临“无米之

炊”的尴尬局面。另一方面，对于不同高校或者同一高校的

不同部门来说，原有分工分家的行政管理模式，导致他们往

往以实现自身工作职能为首要,所采用的开发平台和管理信 息系统差异性较大，从而导致彼此之间的档案信息资源的数

据规范不一致，格式标准不兼容，信息资源建设质量参差不

齐，共用共享难度较大。（四） 从技术层面看，信息人才不足，专业技术不高当前信息技术的发展已基本能够满足高校档案信息资 源的共享。但是多数高校档案管理部门人员不仅编制有限，

人手紧张，而且人员知识构成基本以档案专业知识为主，具 备计算机技术和网络技术的专业人才相当匮乏。这些现代化 技术难以通过短时间的集中培训就能熟练掌握和应用，从而

导致许多高校对档案的定位就是保管和独享，即使有尝试共 享，也只是低水平的极少量的信息网站查询而已。三高校档案信息资源共享的实现途径在信息技术不断发展的今天，高校档案信息资源共享已 经不存在技术壁垒，而社会公众对高校档案的需求也在日益

增长，这就促使高校要加紧推进档案信息资源建设和共享，

构建开放、合作、共享、共贏的高校档案管理新模式。（-）更新观念，做好顶层设计在共享经济时代，高校要更新观念，在和教育主管

部门的主导下，参与并完成档案信息资源共享工作。首先，

和教育主管部门必须主导顶层设计。从宏观角度做好全 局的统筹规划和顶层设计，以行政手段领导管理、统一协调 校际之间的关系和利益的平衡，从而保证高校档案信息资源 共享的顺利运作。⑷其次，高校要自上而下统一思想，更新

观念。高校要加大档案工作的重要性宣传，使师生充分认识 高校档案的重要价值，以及档案信息资源共享对高校自身发

展和社会进步的巨大推动作用，从而使他们在思想上认同共

享，在行动上支持共享。再次，高校要有开放的心态，合作

的意识，共享的理念和共贏的目标。（二） 加大投入，夯实基础建设高校档案信息资源共享需要人、财、技术投入作为保障。

早在2008年，教育部、国家档案局联合颁布的《高等学校 档案管理办法》（第27号令），明确指出：高等学校应当设 立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化

所需的设备设施，加快数字档案馆（室）建设，保障档案信 息化建设与学校数字化校园建设同步进行。高校要加大人 力、经费和技术投入，联合数字化校园建设，同步健全网络

基础建设；结合档案信息化建设，配备配齐各类现代化硬件

设备；配合资源共享建设，搭建集成兼容的信息管理系统平

台。从长远来看，校际间的资源共享和利用将缩短高校成长

的时间和成本，有利于提升高校的教学、科研和管理水平，

这些是无法用资金来衡量的。（三） 建设队伍，提高技术水平推进高校档案信息资源建设和共享，需要一支既具备档

案专业知识又拥有计算机信息技术应用能力的复合型人才 队伍。因此，高校可以从培养和引进人才两方面入手，提高

队伍的整体素质。㈤一方面，高校要加强现有档案管理人员 的培训和培养，提升他们应用现代化设备的能力，使他们能

够熟练地使用计算机、扫描仪、刻录机、语音识别录入等现

代化设备和智能化应用软件，完成档案信息的采集、组织、

加工等基础性业务工作。另一方面，高校要引进信息技术人 才，由他们完成档案信息资源共享工作中所涉及的共享环境 建设、共享工具应用、共享平台打造和共享标准制定等技术

型工作。两批人员的强强联手和有机融合，将全面提升高校

档案管理队伍的整体素质和技术水平,为高校档案信息资源

共享提供复合型人才队伍支撑。（四） 整合资源，丰富共享内容高校档案蕴藏着丰富的信息资源，这些档案需要通过数

字化、标准化处理，才能成为可供使用的资源，因此做好高

校档案信息资源建设是共享的基础。首先，要加强档案资料

的数字化建设。数字化是高校档案信息资源共享的前提。高

校要做好统筹规划，逐步推进档案资料的数字化，提高数字

化比重，丰富共享资源的数量和种类。同时要对档案资料的

构成和内容进行分析，提高共享资源的品质和价值。其次，

要加强档案信息的标准化建设。标准化是对高校档案数字化

处理的具体耍求，是形成资源共享的关键。各高校应制定一

套通用的标准化档案业务流程，包括档案信息采集标准、处

理标准、安全管理标准等，从源头开始保证档案信息数据标 准的统一性，提高校际之间档案信息数据互用性和兼容性。（五） 建设系统，搭建共享平台搭建统一的共享系统平台是校际共享和社会共享的桥 梁，是实现高校档案信息资源共享的具体手段。各高校要通

过充分协商、广泛论证，以协同建设或联合购买等方式，建

立通用共用的档案信息管理系统。该平台要具备超强的信息

检索和查询功能,使用户能在海量的档案资源中快捷的找到

所需的信息。（六） 防控安全，维护共享环境维护高校档案信息资源共享的安全环境是高校档案信

息安全的重要保障。一方面，要从技术层面搭建完备的信息

安全体系。即要从软硬件安全上下功夫，采用正版的操作系

统、安全级别高的防火墙和密钥管理等，配置安全可靠的服

务器、路由器等，及时进行档案数据硬盘备份，避免病毒攻

击和黑客入侵，导致信息安全遭受破坏性威胁。另一方面，

要从保密层面构建完善的信息共享安全机制。即要建立健全

高校档案信息资源共享管理制度，按照档案信息的密级等级 选择不同的传输方式，按照身份权限级别提供不同的档案信

息，以制度约束来杜绝因共享而产生的泄密，同时也防止因

过度追求信息安全而导致开放障碍，从而在共享与保密之间

寻求最佳平衡点，营造安全稳定的共享环境。参考文献：［1］唐圣琴姚红戴玲罗应梅，黄凯贵州省高校档案信息资源 共享研究B兰台世界2016,（7）^3-65.⑵姚红唐圣琴罗应梅,黄凯戴玲高校档案信息资源建设与 共享探讨山兰台世界2015, （26） :106-107.卩］何秀清基于信息资源共享的高校档案管理模式探讨［JJ. 皖西学院学报2013,（6）:147-152.⑷黄小忠建设区域性高校档案信息资源共享平台的机制和

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（责任编校：张京华）143